Управление закупками

Основной конфликт при осуществлении управления закупками

При управлении закупками, как правило , возникает конфликт. С одной стороны, приходится поддерживать значительный уровень запасов, чтобы можно было обеспечивать спрос в любом объеме. С другой стороны, необходимо, чтобы уровень запаса был минимальным для сохранения оборотных средств и осуществления экономии на хранении.

Исходя из прогнозирования будущего спроса, принимается решение или выделить больше денег на закупки, или снизить запас до минимального уровня. Способность делать хорошие прогнозы считается в снабжении искусством. Однако большинство руководителей в сфере управления закупками тяготеет к другому способу организации работы. Они склонны отказаться от компромиссных решений, которые приходится принимать ежедневно и воспользоваться механизмом, позволяющим обеспечивать текущий спрос, сохраняя запасы на минимальном уровне.

Зависимость прогнозов

Специалисты разделяют управление закупками на 3 вида в зависимости от прогноза:

1. Обеспечение материалами и сырьем производства, которое сдает произведенную продукцию на склад. Необходимое количество материалов при этом можно легко рассчитать. Для максимальной загрузки производственных площадей рассчитается максимальная потребность в материалах и сырье. Если размеры склада, сроки хранения и наличие денежных средств не являются ограничениями, то можно создать запас срок даже на целый год. Предприятия, реально работающие по такой схеме, используют метод , называемый «точка перезаказа», чтобы обеспечить наличие требуемого уровня сырья. Прогноз в этом случае будет достаточно точным при условии небольшого ассортимента продукции, выпускаемой на предприятии и наличии статистических данных за прошлые годы.

Создание достаточного запаса сырья

материалов при производстве на заказ

2. Создание достаточного запаса сырья и материалов при производстве на заказ. В настоящее время большое количество предприятий работает именно по такой схеме. При этом потребность в наличии материалов может быть различной и зависеть от спроса. Часто при этом финансовые средства выделяются на покупку сырья после поступления заказа. Естественно, что при такой схеме закупок прогноз при управлении закупками оказывается недостаточно точным по сравнению работы, когда продукция отправляется на склад. Однако максимальная производительность конкретного предприятия известна, также как и временная протяженность производственного цикла. В связи с этим прогнозы при работе по схеме закупки материалов под заказ всегда имеют реально ощутимые границы. Использование программ класса MRP и ERP позволяет упростить расчет потребности в материалах, исходя из размера заказа и реальных производственных мощностей. При этом возникает возможность проводить оптимизацию запасов и транспортных расходов на доставку материалов, а также их хранение. Однако применять такой метод имеет смысл, если есть заказы на относительно длительный период работы.

3. Управление закупками может осуществляться в дистрибьюторской компании. Прогнозы в этом случае оказываются наименее точными. При постоянном изменении спроса наличие статистики может оказывать некоторую помощь, но избавляет прогнозы от погрешности. Если поставщиков несколько, то расчеты усложняются, точность прогнозов снижается. Дистрибьюторские компании, имея большие склады, оказываются ограничены в оборотных средствах.

способности к аналитической деятельности

работа выполняется при помощи компьютеров

Можно сделать вывод, что управление закупками должно быть связано с прогнозированием, так как предприятию в современных условиях сложно обходиться без него. На такую работу работодатели стремятся принимать людей, отличающихся развитой интуицией и имеющих способности к аналитической деятельности. Сегодня такая работа выполняется при помощи компьютеров. В недалеком прошлом высказывались предположения, что работу в этой сфере можно будет организовать при помощи «искусственного» интеллекта». Возможности программирования на сегодняшний день стали значительно шире, и есть серьезные достижения в развитии нейронных сетей (компьютеры сегодня способны побеждать чемпионов по игре в шахматы), в практике реального управления закупками опыта использования таких программ пока нет.

Надо создавать прогноз

Из-за веры в то, что «умные машины» легко справятся с поставленными перед ними задачами, на большинстве предприятий слишком доверяют компьютерам. При этом если реальный спрос не совпадает с прогнозом, то причину такого несовпадения, как правило, ищут в неточности начальных данных и малом их количестве. Многие компании не пытаются применять другие способы управлять закупками. В то же время альтернативный вариант управления закупками без использования прогнозирования есть. С его описанием в литера туре можно познакомиться в рамках «Теории ограничений систем» (ТОС). Используется он очень мало.

положение Теории ограничений

можно рассчитывать на разрешение основного управленческого конфликта

В соответствии с этой теорией следует анализировать реальный спрос и, соответственно, исходя из него, определять необходимые материалы для осуществления процесса производства. Работа при таком подходе ведется с обязательным учетом обеспечения наличия достаточного количества готовой продукции на складе. Вся цепочка поставок при этом должна быть отлажена. Для этого особенно важной становится получение оперативной информации, поступающей от точек продаж о количестве проданной продукции.

Часто мешают работе придуманные ранее правила. Например, если следовать правилу, которое предполагает заказ продукции в соответствии с продажами прошлого года. При этом не учитывается, что экономическая ситуация не может оставаться неизменной. Теория ограничений позволяет управлять закупками, используя показатели спроса текущего года. При этом данные за прошлые годы может привлекаться для более широкого анализа. Простая логика, которая предполагается для использования теорией ограничения, позволяет существенно повысить оборачиваемость товаров на складе.

Прогнозы следует оставить для синоптиков

При управлении закупками на основании положений Теории ограничений можно рассчитывать на разрешение основного управленческого конфликта. В рамках такой деятельности можно добиться того, что уровень запасов будет соответствовать текущему спросу. При этом размер склада менять не придется. Если возникнет неожиданное увеличение спроса, то буфер, сформированный при помощи этой теории, вовремя просигнализирует о том, что необходимо увеличить поставки. При снижении спроса будет уменьшаться размер буфера, и излишки копиться на складе не будут.

сферы управления закупками

для создания эффективного управления производством

Таким образом, буфер позволит использовать реальное соотношение спроса и поставок и позволит определить оптимальный уровень запаса продукции, готовой для реализации.

Решения, предлагаемые теорией ограничений, являются универсальными. Они могут использоваться в различных компаниях – во всех, которые упоминались выше. Вначале работать по такой схеме стали дистрибьютерские сети, так как они больше других типов компаний зависят от непредсказуемости спроса и прогнозов. Так как алгоритма, позволяющего точно предсказать объем будущего спроса, дистрибьютерским компаниям приходится менять бизнес-процессы. Наибольшего успеха в этой сфере можно добиться, если следовать Теории ограничений. Часть таких компаний перешли к такому способу управления поставками после того, как ознакомились с ТОС, а некоторые пытались самостоятельно решать сложные вопросы, связанные поставками и пришли к аналогичным выводам самостоятельно.

Внедрение решений, предлагаемых ТОС, может быть очень выгодно производственным предприятиям, так как эта теория разработана не только для сферы управления закупками, но и для создания эффективного управления производством. Разработка этой теории вначале предназначалась для управления производством. При использовании ТОС предприятия сумели отказаться от прогнозов, исключили опоздания при выполнении заказов. Получается, что прогнозирование больше подходит для сферы предсказания погоды, а спрос на продукцию можно достаточно четко определять при помощи метода, предлагаемого Теорией ограничений спроса.