Особенности диагностики бизнес-процессов

Иногда диагностика бизнес-процессов просто необходима, но в каких именно случаях?

Вашему вниманию предоставлены некоторые параметры, по которым вы можете определить, нуждается ли ваша компания в пересмотре и более доскональном изучении бизнес-процесса:

1. Ваша работа и её результаты не соответствуют стандартам качества и явно установить причину и найти виновных у вас не получается;

2. Сотрудники спорят между собой, кто должен выполнять тот или иной вид работы;

3. Себестоимость услуг или продукции заметно превышает норму, однако понять, на каком этапе начались обильные внеплановые затраты, понять невозможно;

4. Начинают появляться различные инциденты, в которых виноваты сотрудники. Это наносит значительный урон компании, однако они утверждают, что всего лишь хотели помочь;

5. Стажеры и молодые сотрудники учится слишком долго. И вследствие этого вам необходимо искать новых, боле опытных, кандидатов, тратить свое время и соответственно платить им в несколько раз больше.

Цель диагностики бизнес-процессов.

Необходимо получить полное представление о бизнес-процессах, какими они являются на самом деле в данный момент, какие действия предпринимает организация на момент диагностики. Благодаря таким мероприятиям можно будет правильно определить, какой должен в итоге получиться результат в каждом звене и указать показатель эффективности такой работы.

Эффективность некоторых отдельных сфер

рабочего процесса и результаты измерений

Такое доскональное исследование позволит найти даже самые скрытые проблемные точки в бизнес-процессе и оперативно устранить все препятствия.

То есть подобная диагностика проводится с целью распознания неэффективности некоторых методов, их непоследовательности и возможные меры по пресечению, и решение таких проблем. Таким образом, производительность труда заметно увеличится, затраты сведутся к минимуму, качество товаром и услуг так же станет намного лучше, каждый отдел будет строго знать свои обязанности и т.д.

Каких ждать результатов от таких мероприятий.

По итогам работы специалистов в области диагностики бизнес-процессов, вы получите:

1. Видение компании станет формализованным, появится новый план, в котором появятся новые задачи и функции.

2. Благодаря диагностическим диаграммам бизнес-процесса, можно увидеть модель работы компании, каковой она является на данный момент.

3. Эффективность некоторых отдельных сфер рабочего процесса и результаты измерений.

4. Итог работы бизнес-процесса, который выявляет проблемные места и меры, которые предлагают консультанты для их решения. Это может быть реинжинириг, оптимизация и другие подобные средства.

В каких рамках происходит процесс бизнес-процесса.

Для начала необходимо четко сформировать стратегию, выделить главные цели организации, выявить основные проблемы в работе компании и расставить приоритеты: какие цели являются самыми важными; какие проблемы необходимо решить в первую очередь для достижения цели; необходимость остальных требований в работе, выявление ценностей и принципов.

воссоздание цепочки всех бизнес-процессов

учитывается и подвергается тщательному изучению любая документация

Далее идет следующий пункт, а именно четкое воссоздание цепочки всех бизнес-процессов. Специалисты стараются как можно конкретнее и досконально обрисовать ситуацию с работников, четко следовать той последовательности, которую они выполняют. Для подобных исследований применяются различные методы:

-создаются группы и проводятся индивидуальные беседы с каждым сотрудником, начиная от высшего руководства и заканчивая рядовыми сотрудниками;

-учитывается и подвергается тщательному изучению любая документация, а так же различные автоматизированные программы, от которых зачастую зависит цепочка происходящих процессов в компаниях;

-ведутся различные наблюдения и подкрепляются различными фактами. Например, делаются различные фотографии во время рабочего процесса или посылают «тайного покупателя».

Далее всю эту информацию обрабатывают и показывают результаты в графиках. Сначала идет поверхностное описание работы, то есть это нахождение клиентов, заключение договоров, производство товара и т.д. Затем каждый из этих процессов рассматривается уже более подробно, раскрываются все аспекты и строятся, индивидуальны схемы. Так, например, возьмем пункт «производство товара», он в свою очередь подразделяется на расчет необходимого количества материала, получение со склада, изготовление, упаковывание и т.д. А в свою очередь все эти пункты так же разбиваются на детали, вплоть до самых элементарных процессов, таких как получение бланка, поставить подпись и т.д.

измерение показателей эффективности

показывают, насколько качественно работники выполняют то, что обязаны делать

Таким образом, на полученных схемах для каждого процесса хорошо прослеживается, с чего все начинается и к какому итогу необходимо прийти. Так же определяют те средства, которые затрачиваются на данный процесс, которые приходят из других процессов и те, поставщиком которых это процесс является. Именно благодаря этому можно найти связь между всеми процессами в компании. Потом специалисты создают определенные требования к каждому процессу и измеряют показатели эффективности, которые показывают, насколько качественно работники выполняют то, что обязаны делать.

Ну и, в конце концов, ведется наблюдение за показателями эффективности и в случае упадка, происходит анализ причин, по которым он мог случиться.

Более того, вследствие таких мероприятий, построению диаграмм и их рассмотрение, некоторые недочеты видно даже без особых усилий. Например, часто встречается копирование одних и тех же функций, только разными отделами компании; много ненужной бумажной волокиты при согласовании даже самых незначительных вопросов; постоянное «спихивание» работы на другого сотрудника, который в принципе может не иметь никакого отношения к такому виду работы и т.д.